管理組合総会の決議要件：普通決議・特別決議の違いと、議決権行使書・委任状の使い方
総会で何を決めるのに何人の賛成が必要か。普通決議（過半数）と特別決議（3/4 以上）の対象、2026 年 4 月施行の改正区分所有法による変更点、議決権行使書と委任状の違い、成立しない総会を防ぐ方法を解説します。
この記事の要点
- 普通決議（予算・役員選任・管理会社変更など）は出席者の議決権の 過半数。特別決議（規約変更・共用部分の重大な変更など）は区分所有者数と議決権の各 3/4 以上。建替えは各 4/5 以上。
- 2026 年 4 月施行の 改正区分所有法 で、普通決議は「出席者の多数決」で成立することが明確になり、所在不明の所有者を分母から除く仕組みも導入された。
- 議決権行使書 は自分で賛否を書く。委任状 は他人に判断を任せる。迷ったら議決権行使書を使う。
- 総会が成立しない最大の原因は 出欠の回収不足。招集通知と一緒に行使書を配り、締切前に未提出者へ声をかける。
総会で決めること、理事会で決めること
管理組合の意思決定は、年 1 回の 通常総会 と、必要に応じて開く 臨時総会 で行います。お金と規約と建物に関わる重要なことは総会でしか決められず、理事会が独断で決めると無効になることがあります。総会で決めるべき主な事項は次のとおりです。
- 収支決算と事業報告の承認、次年度の予算と事業計画
- 管理費・修繕積立金の額の変更
- 役員（理事・監事）の選任・解任
- 管理会社との委託契約の締結・変更・解約
- 長期修繕計画の作成・変更、大規模修繕の実施
- 管理規約・使用細則の制定・変更・廃止
- 共用部分の変更（エレベーターの新設、駐車場の平置き化など）
- 建替え、敷地の売却
決議の種類と必要な賛成数
普通決議：出席者の議決権の過半数
予算・決算、役員の選任、管理会社の変更、管理費や修繕積立金の額の変更、長期修繕計画の見直し、大規模修繕の実施（形状や効用を著しく変えない修繕）など、日常的な運営に関わること は普通決議です。標準管理規約では「出席組合員の議決権の過半数」で決まります。ここでいう出席者には、議決権行使書や委任状を出した人も含まれます。
特別決議：区分所有者数と議決権の各 3/4 以上
管理規約の変更、共用部分の重大な変更（形状や効用を著しく変えるもの。たとえば集会室をなくして駐輪場にする、外壁の色を大きく変えるなど）、専有部分の使用禁止請求、義務違反者への競売請求などは 特別決議 です。区分所有者数（人数）と議決権（持分）の 両方で 3/4 以上 の賛成が必要で、分母は出席者ではなく 全体 です。欠席者は反対と同じ扱いになるため、ハードルは高くなります。
建替え決議：各 4/5 以上
建替えは区分所有者数と議決権の各 4/5 以上。敷地売却は、耐震性不足などの要件を満たす場合にマンション建替円滑化法に基づいて 4/5 以上で決議できます。
| 議案の例 | 決議の種類 | 必要な賛成 |
|---|---|---|
| 予算・決算、役員選任、管理費の値上げ | 普通決議 | 出席者の議決権の過半数 |
| 管理会社の変更 | 普通決議 | 出席者の議決権の過半数 |
| 大規模修繕（通常の修繕） | 普通決議 | 出席者の議決権の過半数 |
| 管理規約の変更 | 特別決議 | 区分所有者数・議決権の各 3/4 以上 |
| 共用部分の重大な変更 | 特別決議 | 区分所有者数・議決権の各 3/4 以上 |
| 建替え | 建替え決議 | 区分所有者数・議決権の各 4/5 以上 |
2026 年 4 月施行：改正区分所有法で何が変わったか
2025 年 5 月に成立した改正区分所有法は 2026 年 4 月 1 日に施行 されました。老朽化したマンションの再生を進めやすくすることと、所在不明の所有者が増えて総会が成立しない問題に対応することが主な狙いです。管理組合の運営に直接関わる変更として、次の点を押さえておきましょう。
- 普通決議は出席者の多数決で成立 することが法律上も明確になりました（従来は規約で手当てしていた管理組合が多い）。
- 所在不明の区分所有者を決議の分母から除外 できる制度が導入され、連絡の取れない所有者がいても特別決議が成立しやすくなりました（裁判所の手続きが必要）。
- 区分所有者に代わって管理する管理人 を裁判所が選任する制度が新設され、放置された専有部分への対応が可能になりました。
- 建替えや大規模な再生に関する決議要件の緩和、団地や一括建替え に関する規定の整備も行われました。
多くの管理組合で 管理規約の見直し が必要になります。国土交通省の標準管理規約も改正に合わせて更新されるので、次の総会で規約改正を議案にすることを検討してください。規約の改正自体は特別決議です。
議決権行使書と委任状：どう違う？
| 議決権行使書 | 委任状 | |
|---|---|---|
| 誰が判断する | 本人が議案ごとに賛否を書く | 受任者（議長や他の組合員）が本人に代わって判断する |
| 向いている人 | 議案を読んで自分で決めたい人 | 総会に出る人に全面的に任せたい人 |
| 注意点 | 空欄の議案は無効または棄権扱い（規約による） | 「議長に一任」は理事会案に賛成するのと同じ結果になりやすい |
迷ったら 議決権行使書 を使うのが原則です。委任状、とくに白紙委任や「議長一任」は、自分の意思と関係なく票が使われることになります。理事会側から見ると、行使書は賛否がはっきりするので集計しやすく、後から「そんなつもりで委任していない」というトラブルも起きません。
ダオマンションの電子投票では、オンラインで投票した票と、紙の議決権行使書・委任状を理事会が代理入力した票を区別して集計します。誰がどの方法で投票したかの記録が残るので、集計の透明性を保てます。
総会が成立しないときの原因と対策
標準管理規約では、総会は 議決権総数の半数以上 を有する組合員の出席（行使書・委任状を含む）で成立します。成立しない最大の原因は、単純に 回収不足 です。次の対策が効きます。
- 招集通知と一緒に議決権行使書を同封し、返信用封筒またはオンライン投票の案内を付ける。
- 締切を総会の 3 日前に設定し、締切の 1 週間前に未提出者へ個別に声をかける。 管理員や理事が各戸を回ると回収率が大きく上がる。
- 賃貸に出している所有者（不在区分所有者）の連絡先を把握しておく。 所在不明の所有者は改正法で分母から除外できる場合がある。
- 議案は事前に説明会で説明する。 内容を理解していれば行使書を書きやすい。
よくある質問
- 普通決議と特別決議の違いは何ですか？
- 普通決議は出席者の議決権の過半数で成立し、予算・役員選任・管理会社変更などの日常的な事項が対象です。特別決議は区分所有者数と議決権の各 3/4 以上（分母は全体）が必要で、管理規約の変更や共用部分の重大な変更が対象です。
- 欠席すると反対票になりますか？
- 普通決議では出席者の中で数えるため、欠席は賛否どちらにも数えられません。特別決議では全体が分母なので、欠席は実質的に反対と同じ効果になります。欠席する場合は議決権行使書を提出してください。
- 総会の招集通知は何日前に出す必要がありますか？
- 区分所有法では少なくとも 1 週間前、標準管理規約では 2 週間前と定められています。建替え決議の場合は 2 か月前です。管理規約の定めを確認してください。
- オンラインで総会に出席できますか？
- できます。2021 年改正の標準管理規約で、WEB 会議システムを使った総会の開催と出席、電磁的方法による議決権行使が明記されました。管理規約にその旨の定めが必要なので、未対応のマンションは規約改正から始めてください。
参考資料
この記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別のマンションの事情に対する法的・専門的な助言ではありません。金額や制度は公的資料をもとに記載していますが、最新の法令・規約をご確認ください。